Modelo de Nota Fiscal para Imprimir: Exemplo Preenchível

Um modelo de nota fiscal para imprimir é útil como referência visual, espelho de conferência ou documento interno para organizar os dados de uma venda ou prestação de serviços. Ele ajuda a identificar as informações que normalmente aparecem em uma nota fiscal, como dados do emitente e do destinatário, itens vendidos, valores, tributos, condições de pagamento e data da operação.

Entretanto, é essencial fazer uma distinção: uma folha preenchida manualmente ou um arquivo editado e impresso não substitui uma nota fiscal eletrônica válida. No Brasil, a emissão fiscal depende das regras da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios. Para mercadorias, em geral, utiliza-se a NF-e ou a NFC-e, conforme a operação e a legislação aplicável. Para serviços, normalmente é emitida a NFS-e pelo sistema do município competente. A validade fiscal decorre da autorização do Fisco, e não apenas da impressão do documento.

Nas operações com NF-e, o documento que costuma acompanhar a mercadoria é o DANFE, sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele é uma representação impressa da NF-e autorizada e contém, entre outros dados, a chave de acesso e o código de barras ou QR Code aplicável. Por isso, use o modelo abaixo como instrumento de planejamento, conferência e controle administrativo, ou como base para entender os campos que deverão ser informados no sistema emissor autorizado.

Quando usar

• Para montar uma prévia dos dados de uma venda antes de emitir a NF-e, NFC-e ou NFS-e no sistema correto.
• Para conferir produtos, serviços, quantidades, preços e dados cadastrais antes da transmissão ao Fisco.
• Como espelho interno de pedido, orçamento aprovado ou romaneio, desde que seja claramente identificado como documento sem valor fiscal.
• Para treinar equipes administrativas sobre os principais campos presentes em documentos fiscais.
• Para arquivar uma cópia de conferência vinculada à nota fiscal eletrônica já autorizada.

Não utilize este conteúdo para simular um documento fiscal, acobertar transporte de mercadorias ou substituir uma NF-e, NFC-e, NFS-e, nota fiscal de produtor ou outro documento exigido pela autoridade tributária. A emissão sem autorização ou o uso de documento inidôneo pode gerar consequências tributárias, administrativas e, conforme o caso, penais. Em caso de dúvida sobre CFOP, NCM, CST, CSOSN, retenções ou impostos, procure um contador.

Modelo completo de nota fiscal para imprimir

MODELO DE ESPELHO DE NOTA FISCAL — SEM VALOR FISCAL

Documento para conferência interna. A nota fiscal válida deverá ser emitida e autorizada no sistema fiscal competente.

1. IDENTIFICAÇÃO DA OPERAÇÃO
Tipo de operação: [VENDA DE MERCADORIA / PRESTAÇÃO DE SERVIÇO / OUTRA]
Natureza da operação: [DESCRIÇÃO DA OPERAÇÃO]
Número interno do pedido: [NÚMERO]
Data da emissão prevista: [DD/MM/AAAA]
Data da saída ou da prestação: [DD/MM/AAAA]
Hora: [HH:MM]

2. DADOS DO EMITENTE
Razão social / Nome: [NOME OU RAZÃO SOCIAL DO EMITENTE]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ / CPF: [NÚMERO]
Inscrição Estadual: [NÚMERO / ISENTO, QUANDO CABÍVEL]
Inscrição Municipal: [NÚMERO, QUANDO CABÍVEL]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO]
Bairro: [BAIRRO]
CEP: [CEP]
Município/UF: [CIDADE/UF]
Telefone: [TELEFONE]
E-mail: [E-MAIL]

3. DADOS DO DESTINATÁRIO OU TOMADOR
Nome / Razão social: [NOME OU RAZÃO SOCIAL DO CLIENTE]
CPF / CNPJ: [NÚMERO]
Inscrição Estadual: [NÚMERO / ISENTO, QUANDO CABÍVEL]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO]
Bairro: [BAIRRO]
CEP: [CEP]
Município/UF: [CIDADE/UF]
Telefone: [TELEFONE]
E-mail: [E-MAIL]

4. ITENS DA OPERAÇÃO

Item	Descrição do produto ou serviço	Código	Un.	Qtd.	Valor unitário	Valor total
[01]	[DESCRIÇÃO COMPLETA]	[CÓDIGO]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[02]	[DESCRIÇÃO COMPLETA]	[CÓDIGO]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[03]	[DESCRIÇÃO COMPLETA]	[CÓDIGO]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]

5. VALORES
Valor dos produtos ou serviços: R$ [VALOR]
Frete: R$ [VALOR]
Seguro: R$ [VALOR]
Desconto: R$ [VALOR]
Outras despesas: R$ [VALOR]
Base de cálculo dos tributos: R$ [VALOR, SE APLICÁVEL]
Valor total da operação: R$ [VALOR TOTAL]

6. DADOS TRIBUTÁRIOS PARA CONFERÊNCIA
CFOP: [CÓDIGO, SE APLICÁVEL]
NCM: [CÓDIGO, PARA MERCADORIAS, SE APLICÁVEL]
CST / CSOSN: [CÓDIGO, SE APLICÁVEL]
ICMS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
IPI: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
PIS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
COFINS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
ISS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
Retenções: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]

7. PAGAMENTO E INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
Forma de pagamento: [PIX / DINHEIRO / CARTÃO / BOLETO / TRANSFERÊNCIA / OUTRA]
Condição de pagamento: [À VISTA / PARCELADO / PRAZO]
Vencimento(s): [DATA(S), SE HOUVER]
Transportadora / responsável pela entrega: [NOME, SE APLICÁVEL]
Informações complementares: [OBSERVAÇÕES NECESSÁRIAS]

DECLARAÇÃO DE CONFERÊNCIA
Declaro que os dados acima foram revisados e deverão ser utilizados exclusivamente para emissão no sistema fiscal autorizado ou para controle interno, sem substituição do documento fiscal eletrônico exigível.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELO PREENCHIMENTO]
[CARGO / FUNÇÃO]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Defina o tipo de operação. Informe se houve venda de mercadoria, prestação de serviço, devolução, remessa ou outra hipótese. A natureza da operação deve corresponder à situação real e ao que será informado no emissor fiscal.
2. Cadastre corretamente emitente e cliente. Revise nome empresarial, CPF ou CNPJ, endereço e inscrições estadual ou municipal. Dados incorretos podem dificultar a emissão, a entrega ou o aproveitamento de créditos tributários quando existentes.
3. Descreva cada item com precisão. Evite descrições genéricas. Registre produto ou serviço, código interno, unidade, quantidade, valor unitário e total. Para mercadorias, o NCM e demais classificações devem ser definidos com suporte técnico-contábil quando necessário.
4. Calcule os valores comerciais. Some os itens, acrescente frete, seguro e outras despesas, depois desconte os abatimentos concedidos. O total deve coincidir com o pedido, contrato ou pagamento ajustado.
5. Revise os campos tributários. CFOP, CST, CSOSN, ICMS, ISS e retenções variam conforme o regime tributário, a atividade, o local da operação e outras condições. Não preencha esses códigos por suposição.
6. Emita pelo canal autorizado. Transfira os dados revisados para o software emissor, portal municipal de NFS-e ou ambiente autorizado pela Secretaria da Fazenda. Apenas depois da autorização haverá documento fiscal válido.
7. Imprima a representação correta. Após a autorização da NF-e, imprima o DANFE quando necessário para acompanhar a circulação da mercadoria. Para serviços, siga a regra do município quanto à impressão ou envio da NFS-e ao tomador.

Perguntas comuns

Posso preencher este modelo à mão e entregar ao cliente?

Você pode utilizá-lo como orçamento, pedido, controle interno ou espelho de conferência, desde que deixe claro que não possui valor fiscal. Para comprovar uma operação sujeita à emissão fiscal, entregue a nota fiscal eletrônica autorizada ou sua representação auxiliar adequada.

Qual é a diferença entre nota fiscal e recibo?

A nota fiscal registra uma operação perante o Fisco e é emitida segundo regras tributárias. O recibo, por sua vez, normalmente comprova o recebimento de um valor, mas não substitui a nota fiscal quando a legislação exige emissão fiscal. Em determinadas situações, ambos podem ser necessários para finalidades diferentes.

O DANFE é a própria NF-e?

Não. A NF-e é um documento eletrônico, assinado digitalmente e autorizado pela administração tributária. O DANFE é sua representação auxiliar impressa, destinada a facilitar a consulta e, em situações próprias, acompanhar a mercadoria. A chave de acesso permite verificar a autenticidade da NF-e nos canais oficiais.

MEI precisa emitir nota fiscal?

As regras para o Microempreendedor Individual variam conforme a operação, o destinatário e o ente tributante. Em linhas gerais, há dispensa em certas vendas ou serviços para pessoa física, mas pode existir obrigação nas operações com pessoa jurídica e em outras hipóteses. Consulte as orientações oficiais do MEI, do município e da Secretaria da Fazenda aplicável.

Posso usar o mesmo número em uma planilha interna e na nota fiscal?

Sim, um número interno de pedido pode ser relacionado à nota emitida para facilitar a organização. Porém, a numeração fiscal deve obedecer às regras e à sequência controlada pelo sistema emissor autorizado; não deve ser criada manualmente neste modelo.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e administrativo, não constitui orientação contábil, tributária ou jurídica e não substitui a emissão de documento fiscal válido perante os órgãos competentes.