Modelo de Nota Fiscal: Exemplo para Preencher e Emitir

O modelo de nota fiscal é uma referência organizada dos dados que devem constar em uma operação de venda de mercadorias ou de prestação de serviços. Ele ajuda empresas, profissionais e empreendedores a reunir corretamente as informações do emitente, do cliente, dos produtos ou serviços, dos valores, dos tributos e das condições de pagamento antes da emissão do documento fiscal.

É importante fazer uma distinção: uma nota fiscal válida no Brasil não é criada apenas ao preencher e imprimir um texto. A NF-e, destinada em regra à circulação de mercadorias, deve ser emitida em sistema autorizado e transmitida à Secretaria da Fazenda competente. Já a NFS-e, usada para serviços, é emitida conforme as regras do município onde houver incidência do ISS, inclusive por sistema municipal ou pelo padrão nacional quando aplicável. Portanto, o modelo abaixo funciona como espelho, rascunho e roteiro de conferência; ele não substitui a autorização eletrônica, o XML, o DANFE, a NFS-e ou os procedimentos exigidos pelo Fisco.

Manter os dados corretos é essencial para comprovar a operação, organizar a contabilidade, facilitar a entrega ao cliente e reduzir riscos de divergências fiscais. A obrigação de documentar operações e a escrituração dos fatos fiscais decorrem da legislação tributária aplicável, incluindo regras federais, estaduais e municipais. Para mercadorias, devem ser observadas as normas do ICMS e os leiautes vigentes da NF-e; para serviços, a incidência do ISS segue, em especial, a Lei Complementar nº 116/2003 e a legislação do município competente.

Quando usar

• Para preparar os dados antes de emitir uma NF-e de venda, remessa, devolução ou outra operação com mercadorias.
• Para organizar as informações de uma NFS-e referente à prestação de serviços a pessoa física ou jurídica.
• Para conferir se cadastro, descrição, quantidades, preços, impostos e totais estão consistentes antes da transmissão pelo sistema emissor.
• Para enviar uma prévia comercial ao cliente, deixando claro que o documento ainda não possui validade fiscal enquanto não for autorizado.
• Para padronizar a coleta de informações entre vendas, financeiro, estoque, contabilidade e atendimento.
• Para registrar, em controles internos, os elementos de uma operação já documentada eletronicamente.

Não utilize um documento preenchido manualmente como se fosse nota fiscal eletrônica autorizada. Também não altere dados de uma nota já emitida fora dos procedimentos aceitos pelo órgão competente. Em caso de erro, verifique com a contabilidade ou com o sistema emissor se cabe cancelamento, carta de correção eletrônica, nota complementar, devolução ou outro procedimento fiscal adequado.

Modelo completo de nota fiscal

MODELO DE NOTA FISCAL — ESPELHO PARA CONFERÊNCIA

Tipo de documento: [NF-e / NFS-e / outro documento fiscal aplicável]
Finalidade da operação: [VENDA / PRESTAÇÃO DE SERVIÇO / REMESSA / DEVOLUÇÃO / OUTRA]
Número: [NÚMERO DA NOTA]
Série: [SÉRIE, SE APLICÁVEL]
Data e hora de emissão: [DD/MM/AAAA — HH:MM]
Chave de acesso / código de verificação: [CHAVE OU CÓDIGO, QUANDO EMITIDO]

DADOS DO EMITENTE
Razão social / nome completo: [NOME DO EMITENTE]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ/CPF: [CNPJ OU CPF]
Inscrição estadual: [INSCRIÇÃO ESTADUAL / ISENTO / NÃO APLICÁVEL]
Inscrição municipal: [INSCRIÇÃO MUNICIPAL / NÃO APLICÁVEL]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF, CEP]
Telefone e e-mail: [TELEFONE] | [E-MAIL]

DADOS DO DESTINATÁRIO / TOMADOR
Razão social / nome completo: [NOME DO CLIENTE]
CNPJ/CPF: [CNPJ OU CPF]
Inscrição estadual: [INSCRIÇÃO ESTADUAL / ISENTO / NÃO APLICÁVEL]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF, CEP]
Telefone e e-mail: [TELEFONE] | [E-MAIL]

DADOS DA OPERAÇÃO
Natureza da operação: [DESCRIÇÃO DA OPERAÇÃO]
CFOP: [CÓDIGO CFOP, PARA OPERAÇÕES COM MERCADORIAS]
Local da prestação: [MUNICÍPIO/UF, PARA SERVIÇOS, QUANDO APLICÁVEL]
Condição de pagamento: [À VISTA / A PRAZO / PIX / BOLETO / CARTÃO / OUTRA]
Vencimento: [DD/MM/AAAA / NÃO APLICÁVEL]

ITENS FATURADOS
Item 1: [DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU SERVIÇO]
Código interno: [CÓDIGO]
NCM: [NCM, SE APLICÁVEL]
Código do serviço: [CÓDIGO MUNICIPAL/LC 116, SE APLICÁVEL]
Unidade: [UNIDADE]
Quantidade: [QUANTIDADE]
Valor unitário: R$ [VALOR]
Desconto: R$ [VALOR]
Valor total do item: R$ [VALOR]

Item 2: [REPETIR OS CAMPOS ACIMA OU INSERIR NOVO ITEM]

TRIBUTOS E TOTAIS
Base de cálculo do ICMS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
Valor do ICMS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
Valor do IPI: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
Valor do PIS/COFINS: R$ [VALOR / CONFORME REGIME]
Base de cálculo do ISS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
Alíquota do ISS: [ALÍQUOTA% / NÃO APLICÁVEL]
Valor do ISS: R$ [VALOR / NÃO APLICÁVEL]
Retenções: [INSS, IRRF, CSLL, PIS, COFINS, ISS OU NÃO APLICÁVEL]
Frete: R$ [VALOR]
Seguro: R$ [VALOR]
Outras despesas: R$ [VALOR]
Desconto total: R$ [VALOR]
VALOR TOTAL DA NOTA: R$ [VALOR TOTAL]

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
[INFORMAR PEDIDO, CONTRATO, DADOS BANCÁRIOS, PRAZO DE ENTREGA, OBSERVAÇÕES FISCAIS, RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO OU OUTRAS INFORMAÇÕES PERTINENTES]

Observação: [ESTE ESPELHO DEVE SER CONFERIDO E EMITIDO NO SISTEMA FISCAL COMPETENTE PARA TER VALIDADE.]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Defina o documento correto. Identifique se a operação é de mercadoria, normalmente documentada por NF-e, ou de serviço, usualmente documentada por NFS-e. Uma empresa pode precisar emitir ambos os tipos conforme suas atividades.
2. Confira o cadastro do emitente. Informe razão social, CNPJ, endereços e inscrições corretas. A inscrição estadual costuma ser relevante nas operações sujeitas ao ICMS; a inscrição municipal é comum para prestadores de serviços. Não invente números nem marque “isento” sem confirmação.
3. Cadastre o cliente com atenção. Nome, CPF ou CNPJ e endereço devem refletir os dados fornecidos pelo destinatário ou tomador. Em operações entre empresas, verifique também a inscrição estadual e o indicador de contribuinte quando o sistema solicitar.
4. Descreva cada item de forma objetiva. Indique o que foi vendido ou prestado, a unidade, a quantidade e o preço unitário. Em mercadorias, a classificação fiscal, como NCM e CFOP, deve ser definida de acordo com a operação e a tributação. Em serviços, utilize o código de serviço exigido pelo município.
5. Apure valores e tributos no sistema. O total da nota deve corresponder à soma dos itens, frete, seguro, despesas, descontos e tributos que integram a operação. Alíquotas, bases de cálculo e retenções variam segundo regime tributário, produto, serviço, local e perfil das partes. A orientação contábil é especialmente importante aqui.
6. Inclua informações complementares necessárias. Número do pedido, contrato, condições de pagamento, dados de transporte e observações legais podem ser exigidos ou úteis. Evite inserir dados sensíveis desnecessários.
7. Emita e guarde os arquivos. Transmita os dados pelo emissor autorizado. Após a autorização, encaminhe ao cliente o documento auxiliar ou a representação disponível e mantenha XML, recibos e demais documentos pelo prazo legal aplicável, com apoio da contabilidade.

Perguntas comuns

Posso criar uma nota fiscal no Word e entregar ao cliente?

Não como documento fiscal eletrônico válido. Um arquivo de texto ou PDF pode servir apenas como orçamento, pedido, rascunho ou espelho de conferência. A validade da NF-e depende da autorização fiscal e da geração dos arquivos correspondentes; a NFS-e também deve seguir o ambiente autorizado pelo município ou pelo sistema nacional aplicável.

Qual é a diferença entre NF-e e NFS-e?

A NF-e é associada principalmente a operações com mercadorias e ao ICMS estadual. A NFS-e registra prestações de serviços sujeitas ao ISS, imposto municipal. Há exceções e detalhes conforme a atividade, por isso a classificação da operação deve ser confirmada antes da emissão.

Todo MEI precisa emitir nota fiscal?

O MEI possui regras próprias. Em linhas gerais, deve emitir nota quando vende ou presta serviço para pessoa jurídica, ressalvadas situações específicas; para pessoa física, a emissão pode ser dispensada, salvo se o consumidor solicitar. As regras operacionais podem variar conforme a atividade, o município e o tipo de documento, então consulte os canais oficiais e seu contador.

É possível corrigir uma nota já emitida?

Depende do tipo de erro e da norma aplicável. Certas informações podem ser ajustadas por carta de correção eletrônica, enquanto outras exigem cancelamento dentro do prazo, emissão de documento complementar ou outro procedimento. Valores, tributos, destinatário e dados que alterem elementos essenciais da operação frequentemente possuem restrições de correção.

Por quanto tempo devo guardar as notas fiscais?

O prazo pode variar conforme a obrigação tributária e a situação da empresa, mas a guarda de documentos fiscais por pelo menos cinco anos é uma referência prudente e comum, considerando prazos de fiscalização e decadência tributária. Preserve os arquivos digitais originais, especialmente o XML, e siga a orientação contábil.

Este modelo de nota fiscal tem caráter exclusivamente informativo e de apoio ao preenchimento. Ele não substitui sistema emissor autorizado, orientação de contador, legislação vigente ou exigências da Receita Federal, das Secretarias de Fazenda e dos municípios.