Modelo de Ficha de Entrega de EPI: PDF para Preencher

A ficha de entrega de Equipamento de Proteção Individual (EPI) é o documento usado pela empresa para registrar quais equipamentos foram fornecidos a cada trabalhador, em qual data, quantidade, condição e finalidade de uso. Também funciona como comprovante de que o empregado recebeu orientações sobre a utilização, a guarda, a higienização, a conservação e a necessidade de comunicar danos ou perdas.

Para fins de gestão de segurança do trabalho, esse controle é indispensável. A empresa deve fornecer gratuitamente o EPI adequado ao risco, em perfeito estado de conservação e funcionamento, sempre que as medidas de proteção coletiva ou administrativas não forem suficientes para eliminar os riscos. No Brasil, esse dever está relacionado ao artigo 166 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e às disposições da Norma Regulamentadora nº 6 (NR-6).

Embora muitas pessoas pesquisem por modelo de ficha de entrega de EPI PDF, o mais importante é que o conteúdo seja preenchido corretamente, assinado e arquivado de modo seguro. Você pode copiar o modelo abaixo para um editor de texto, completar os campos e exportá-lo em PDF. O registro também pode ser eletrônico, desde que preserve a identificação do trabalhador, a rastreabilidade das entregas e a comprovação de recebimento.

Quando usar a ficha de entrega de EPI

A ficha deve ser utilizada sempre que houver entrega, substituição, devolução ou controle individual de equipamentos de proteção. O ideal é manter uma ficha por empregado, atualizada durante todo o vínculo de trabalho. A entrega não deve ser tratada como mera formalidade: ela precisa estar ligada aos riscos previstos para a função, às medidas indicadas no Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e às orientações da área de segurança e saúde no trabalho.

• Na admissão do trabalhador, quando ele recebe os primeiros equipamentos necessários à função;
• Na troca periódica de itens com vida útil definida, como luvas, respiradores, protetores auriculares e calçados;
• Na substituição por desgaste, dano, contaminação, perda ou inadequação do equipamento;
• Quando o empregado muda de setor, atividade ou função e passa a enfrentar riscos diferentes;
• Após treinamentos, reciclagens ou orientações específicas sobre o uso de EPI;
• Quando houver devolução de equipamentos reutilizáveis, para registrar a condição do item recebido;
• Em auditorias internas, fiscalizações trabalhistas, investigações de acidentes ou revisões dos controles de SST.

É recomendável registrar o nome técnico do EPI, o fabricante, o número do Certificado de Aprovação (CA), quando aplicável, o tamanho, a quantidade e a data de entrega. Esses dados ajudam a demonstrar que o equipamento selecionado era identificável e compatível com o risco da atividade. Evite lançar informações genéricas, como apenas “kit de segurança”, pois isso dificulta a conferência futura.

Modelo completo de ficha de entrega de EPI

FICHA INDIVIDUAL DE ENTREGA DE EQUIPAMENTO DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL – EPI

EMPREGADOR
Razão social: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [ENDEREÇO COMPLETO]
Setor/Unidade: [SETOR OU UNIDADE]

DADOS DO TRABALHADOR
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Cargo/Função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor: [SETOR]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]

REGISTRO DE ENTREGA, TROCA OU DEVOLUÇÃO DE EPI

Data	Tipo de movimentação	Descrição do EPI	Marca/Modelo	Nº do CA	Tamanho	Qtd.	Motivo/Observações	Assinatura do trabalhador
[DD/MM/AAAA]	[ENTREGA/TROCA/DEVOLUÇÃO]	[EX.: CAPACETE DE SEGURANÇA]	[MARCA/MODELO]	[NÚMERO DO CA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[USO INICIAL/TROCA POR DESGASTE/OUTRO]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[ENTREGA/TROCA/DEVOLUÇÃO]	[DESCRIÇÃO DO EPI]	[MARCA/MODELO]	[NÚMERO DO CA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[MOTIVO OU OBSERVAÇÃO]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[ENTREGA/TROCA/DEVOLUÇÃO]	[DESCRIÇÃO DO EPI]	[MARCA/MODELO]	[NÚMERO DO CA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[MOTIVO OU OBSERVAÇÃO]	[ASSINATURA]

TERMO DE CIÊNCIA E RESPONSABILIDADE DO TRABALHADOR

Declaro que recebi os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) registrados nesta ficha, em condições adequadas de uso, e que fui orientado(a) quanto à sua finalidade, forma correta de utilização, ajustes necessários, limitações de proteção, guarda, conservação, higienização e necessidade de comunicação imediata em caso de dano, extravio, vencimento, contaminação ou inadequação.

Comprometo-me a utilizar os EPIs fornecidos durante as atividades e nas situações em que forem exigidos, exclusivamente para a finalidade a que se destinam, observando as orientações recebidas e os procedimentos de segurança da empresa. Comprometo-me ainda a não alterar ou inutilizar os equipamentos e a devolvê-los quando solicitado, em caso de substituição, mudança de função ou encerramento do vínculo, quando aplicável.

Local e data: [CIDADE], [DD] de [MÊS] de [AAAA].

____________________________________________
[NOME COMPLETO DO TRABALHADOR]
Assinatura do trabalhador

____________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA]
[CARGO/FUNÇÃO]
Assinatura do responsável pela entrega

REGISTRO DE ORIENTAÇÃO/TREINAMENTO
Data da orientação: [DD/MM/AAAA]
Conteúdo abordado: [DESCREVER ORIENTAÇÕES SOBRE USO, GUARDA, HIGIENIZAÇÃO E LIMITAÇÕES DO EPI]
Responsável técnico ou instrutor: [NOME COMPLETO]
Função/Registro profissional, se aplicável: [INFORMAÇÃO]

Como preencher a ficha passo a passo

1. Identifique corretamente a empresa e o trabalhador. Informe razão social, CNPJ, setor, nome completo, CPF ou matrícula e função. Esses dados evitam confusão entre fichas e facilitam a localização do histórico individual.
2. Liste cada equipamento em uma linha própria. Capacete, óculos de proteção, luva, protetor auditivo, respirador, calçado e cinturão, por exemplo, devem constar separadamente. Assim, cada item terá seu próprio controle de entrega e substituição.
3. Descreva o item sem abreviações vagas. Indique o tipo de EPI, marca ou modelo, tamanho e quantidade. Para equipamentos sujeitos a Certificado de Aprovação, registre também o número do CA válido e compatível com o produto fornecido.
4. Marque a movimentação realizada. Esclareça se é entrega inicial, reposição, troca por desgaste, perda, dano, devolução ou outra situação. Se a troca decorreu de desgaste natural, essa informação pode ser útil para avaliar a durabilidade e o consumo de materiais.
5. Registre as orientações prestadas. A simples assinatura de recebimento não substitui a instrução sobre o uso correto. O trabalhador deve saber quando utilizar o equipamento, como ajustá-lo, quais são as limitações de proteção e em que circunstâncias deve pedir substituição.
6. Colha assinaturas e datas. A assinatura do trabalhador confirma o recebimento e a ciência das orientações. A assinatura de quem entregou o item reforça a rastreabilidade. Em controle eletrônico, adote procedimento que permita identificar os responsáveis e conservar a integridade do registro.
7. Arquive e mantenha a ficha atualizada. Guarde o documento junto aos registros de segurança do trabalho da empresa, em meio físico ou digital. Toda nova entrega ou devolução deve ser acrescentada ao histórico. Não apague registros anteriores: eles documentam a evolução do fornecimento.

Antes de emitir o PDF, confira se a tabela possui espaço suficiente para assinaturas e se todos os campos foram preenchidos de forma legível. Quando a ficha for impressa, recomenda-se evitar rasuras. Se houver erro relevante, faça a correção de modo identificável ou emita nova via, conforme o procedimento interno da empresa.

Perguntas comuns sobre ficha de entrega de EPI

A ficha de entrega de EPI é obrigatória?

A legislação exige que o empregador forneça EPI adequado e cumpra suas obrigações de orientação, exigência de uso, manutenção e substituição, nos termos da NR-6 e da CLT. A ficha individual é um dos meios mais utilizados para comprovar e organizar esse cumprimento. Por isso, mesmo quando a empresa usa sistema digital, é essencial manter registros confiáveis de cada entrega.

É obrigatório informar o número do CA?

O registro do CA é altamente recomendável e integra uma boa prática de controle, pois permite identificar a aprovação do equipamento destinado à proteção indicada. A empresa deve verificar a regularidade e a adequação do EPI antes do fornecimento. Para itens ou situações em que o dado não se aplique, registre a informação pertinente conforme o controle técnico adotado.

O trabalhador pode se recusar a assinar a ficha?

Se houver recusa, a empresa deve registrar a ocorrência com data, descrição do fato e, se possível, assinatura de testemunhas ou outro meio de evidência. O mais adequado é verificar a razão da recusa, esclarecer dúvidas sobre o equipamento e preservar uma abordagem preventiva. A recusa de assinatura não elimina a necessidade de fornecer proteção adequada nem de documentar a entrega.

Uma única ficha pode ser usada para vários empregados?

Não é o formato mais seguro. A ficha deve ser individual, pois os equipamentos, tamanhos, datas, treinamentos e condições de cada trabalhador podem variar. Uma planilha coletiva pode complementar o controle de estoque, mas não substitui adequadamente o histórico individual de recebimento.

Por quanto tempo a empresa deve guardar o documento?

O prazo de guarda deve observar a natureza do registro, os procedimentos internos, possíveis exigências fiscais e trabalhistas e a necessidade de defesa em eventual fiscalização ou demanda judicial. Como a matéria pode gerar reflexos ao longo do contrato e depois de seu encerramento, é prudente que a empresa consulte seu profissional de SST e assessoria jurídica para definir uma política de retenção documental compatível com sua realidade.

Este modelo de ficha de entrega de EPI tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado aos riscos da atividade, ao PGR, às orientações do profissional de segurança e saúde no trabalho e às normas aplicáveis à empresa.