Modelo de Declaração Simples Word: Copie e Preencha

Uma declaração simples é um documento por meio do qual uma pessoa, empresa ou instituição afirma formalmente que determinado fato é verdadeiro. Ela pode servir, por exemplo, para informar residência, atividade profissional, convivência, recebimento de valores, participação em evento ou qualquer outra circunstância que precise ser registrada por escrito. Este modelo de declaração simples Word foi preparado para você copiar, colar no Microsoft Word ou em outro editor de texto, preencher e imprimir.

Embora seja um documento de redação direta, a declaração deve ser produzida com atenção. Quem declara assume responsabilidade pelas informações prestadas, razão pela qual o texto precisa ser objetivo, completo e compatível com a realidade. A assinatura identifica o declarante e demonstra sua manifestação de vontade. Em certas situações, o órgão ou a empresa que receberá o documento poderá exigir reconhecimento de firma, documentos de apoio ou um modelo próprio.

O formato em Word é especialmente útil porque permite editar os campos, ajustar a apresentação para uma página, inserir o timbre de uma empresa quando necessário e salvar o arquivo em PDF depois da assinatura. Antes de entregar, confira se todos os dados pessoais, datas, endereço e descrição do fato declarado estão corretos.

Quando usar uma declaração simples

A declaração simples é indicada quando há necessidade de registrar uma informação sem a formalidade de um contrato, uma escritura pública ou uma certidão emitida por órgão oficial. Ela não substitui documentos que a lei ou o destinatário exijam em formato específico, mas pode ser aceita como prova ou complemento documental em muitas rotinas administrativas.

• Comprovação de residência: quando a pessoa mora com terceiro e não possui conta ou contrato em seu próprio nome.
• Declaração de trabalho ou atividade: para informar prestação de serviços, trabalho autônomo ou outra situação, quando cabível.
• Declaração de convivência ou dependência: desde que a instituição destinatária aceite esse formato e não exija documento específico.
• Confirmação de participação: em cursos, eventos, reuniões, projetos ou atividades voluntárias.
• Registro de recebimento ou entrega: de documentos, bens, chaves, valores ou materiais, com a descrição adequada.
• Informações para escolas, empresas e órgãos: quando solicitada uma confirmação escrita de fato conhecido pelo declarante.

É importante diferenciar declaração, atestado e certidão. A declaração é emitida por quem tem conhecimento de um fato e deseja afirmá-lo. O atestado costuma ser fornecido por profissional ou instituição habilitada para atestar uma condição, como frequência ou situação de saúde. Já a certidão é, em regra, expedida por repartição pública ou cartório com base em registros oficiais.

Modelo de declaração simples Word

Copie o texto abaixo para o Word. Substitua todos os campos entre colchetes pelas informações reais e apague as orientações que não se aplicarem ao seu caso. Se a declaração for emitida por empresa ou instituição, utilize papel timbrado, quando disponível.

DECLARAÇÃO

Eu, [NOME COMPLETO DO DECLARANTE], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e inscrito(a) no CPF sob o nº [NÚMERO DO CPF], residente e domiciliado(a) à [ENDEREÇO COMPLETO, COM CEP], declaro, para os devidos fins, que:

[DESCREVA DE FORMA CLARA, OBJETIVA E VERDADEIRA O FATO, A SITUAÇÃO OU A INFORMAÇÃO DECLARADA. INFORME NOMES COMPLETOS, DATAS, PERÍODOS, ENDEREÇOS, VALORES OU OUTROS DADOS RELEVANTES, QUANDO NECESSÁRIOS.]

Declaro, ainda, estar ciente de que a prestação de informação falsa em documento particular pode gerar consequências civis, administrativas e penais, conforme o caso.

Por ser a expressão da verdade, firmo a presente declaração para que produza os efeitos necessários.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________

[NOME COMPLETO DO DECLARANTE]

CPF: [NÚMERO DO CPF]

Telefone: [TELEFONE, SE NECESSÁRIO]

Como preencher a declaração passo a passo

1. Defina quem fará a declaração. O declarante deve ser a pessoa que conhece diretamente o fato relatado ou que possui legitimidade para falar em nome da empresa ou instituição. Em uma declaração empresarial, informe a razão social, CNPJ, cargo e nome do representante responsável.
2. Use um título simples. A palavra “DECLARAÇÃO”, centralizada ou em destaque no Word, é suficiente na maioria dos casos. Se o destinatário tiver solicitado uma finalidade específica, você pode empregar “DECLARAÇÃO DE RESIDÊNCIA”, “DECLARAÇÃO DE ATIVIDADE” ou título equivalente.
3. Identifique o declarante corretamente. Preencha nome completo, CPF, RG e endereço sem abreviações confusas. Em documentos para uso institucional, confirme a grafia conforme os documentos oficiais.
4. Descreva o fato com precisão. Indique o que aconteceu, quem está envolvido, onde ocorreu e em qual período, quando essas informações forem relevantes. Evite frases vagas como “declaro que conhece” ou “declaro que ajuda”. Prefira afirmações completas, como “declaro que [NOME] reside no endereço indicado desde [MÊS/ANO]”.
5. Informe a finalidade, se for conhecida. É possível acrescentar uma frase como “para fins de apresentação junto a [NOME DA INSTITUIÇÃO]”. Isso ajuda a contextualizar o documento, mas não é obrigatório quando a declaração puder ser usada para fins gerais.
6. Inclua local e data. A data demonstra quando a informação foi formalizada. Use a cidade e a sigla do estado, por exemplo: “Campinas/SP, 10 de abril de 2025”.
7. Assine de próprio punho ou conforme a exigência aplicável. Em documentos impressos, a assinatura deve ser feita pelo declarante. Para envio eletrônico, verifique se o destinatário aceita assinatura digital, assinatura eletrônica ou arquivo digitalizado assinado.
8. Guarde uma cópia. Salve o arquivo em Word para futuras edições e exporte uma versão em PDF, se necessário. Também é prudente manter cópia do documento assinado e dos comprovantes que sustentam a informação declarada.

Cuidados importantes antes de entregar

Não declare fatos que você não conhece ou dados que não consegue sustentar. O artigo 299 do Código Penal trata da falsidade ideológica, incluindo a omissão ou inserção de declaração falsa em documento público ou particular com finalidade de prejudicar direito, criar obrigação ou alterar a verdade sobre fato juridicamente relevante. A aplicação dessa norma depende da situação concreta, mas o alerta reforça a necessidade de absoluta veracidade.

Também não forneça mais dados pessoais do que o necessário. CPF, RG, telefone e endereço devem ser inseridos de acordo com a exigência do destinatário e a finalidade do documento. Se a declaração envolver outra pessoa, cite apenas as informações indispensáveis e confirme se há necessidade de anexar cópias de documentos.

O reconhecimento de firma em cartório não é automaticamente obrigatório para toda declaração simples. Ele pode ser solicitado pelo órgão, banco, empregador, escola ou outra entidade que receberá o documento. Quando houver essa exigência, assine perante o tabelionato ou siga a orientação cartorária aplicável. Uma testemunha também só deve ser incluída se for pedida ou se contribuir para a finalidade do documento.

Perguntas comuns

Uma declaração simples precisa ser digitada no Word?

Não. Ela pode ser escrita à mão, desde que esteja legível, contenha os elementos essenciais e seja assinada. Ainda assim, o Word facilita a organização, reduz erros de leitura e permite salvar uma versão editável para usos futuros.

Preciso reconhecer firma da assinatura?

Em regra, não para a simples existência da declaração. Contudo, o destinatário pode condicionar o recebimento ao reconhecimento de firma. Consulte previamente a instituição para evitar deslocamentos e custos desnecessários.

Posso usar uma declaração simples como comprovante de residência?

Pode, se a empresa ou órgão aceitar esse meio. É comum que seja exigida também cópia do comprovante de endereço em nome do titular da conta ou do imóvel, além de documento de identificação do declarante. Verifique a lista de documentos do destinatário.

Quem deve assinar a declaração?

Deve assinar a pessoa que presta a informação. Quando emitida por pessoa jurídica, a assinatura deve ser feita por representante com poderes ou atribuições compatíveis, identificando-se o cargo e, quando pertinente, os dados da empresa.

Posso alterar o modelo para outra finalidade?

Sim. O texto deve ser adaptado ao fato específico. Mantenha a identificação do declarante, a descrição objetiva da informação, local, data e assinatura. Não use cláusulas que não correspondam à realidade apenas para deixar o documento mais formal.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado ao caso concreto. Para situações com exigências legais específicas, risco de conflito ou necessidade de prova formal, procure orientação profissional qualificada.