Modelo de Relatório de Despesas de Viagem em PDF

O modelo de relatório de despesas de viagem PDF é um documento usado para registrar, organizar e comprovar os gastos feitos durante uma viagem profissional, institucional ou relacionada a uma atividade previamente autorizada. Ele permite que a empresa, órgão público, associação ou cliente confira os valores desembolsados, identifique a finalidade de cada despesa e providencie o reembolso devido, quando houver previsão.

Em geral, esse relatório acompanha notas fiscais, recibos, bilhetes de passagem, comprovantes de hospedagem, cupons fiscais, comprovantes de pedágio e outros documentos que demonstrem os gastos. Embora seja possível elaborar a prestação de contas em papel ou planilha, salvar a versão final em PDF ajuda a preservar a formatação, facilitar o envio por e-mail e manter um registro estável para consulta futura.

Um bom relatório deve apresentar os dados de quem viajou, o período e o motivo da viagem, os valores recebidos antecipadamente, a relação detalhada das despesas e o saldo final. A clareza é essencial: despesas sem data, descrição ou comprovante podem gerar dúvidas, atrasar o reembolso ou ser recusadas conforme a política interna da organização.

Quando usar o relatório de despesas de viagem

Utilize este documento sempre que uma pessoa realizar gastos em nome de uma empresa, entidade, projeto ou contratante durante uma viagem. Ele é especialmente útil em deslocamentos para reuniões, visitas técnicas, treinamentos, congressos, feiras, serviços externos, inspeções, atendimentos a clientes e execução de projetos.

• Para solicitar o reembolso de despesas pagas pelo colaborador com recursos próprios.
• Para prestar contas de adiantamentos, diárias ou cartões corporativos recebidos antes da viagem.
• Para controlar gastos com transporte, hospedagem, alimentação, combustível, estacionamento e pedágios.
• Para demonstrar despesas vinculadas a contratos, convênios, projetos, eventos ou verbas específicas.
• Para documentar a movimentação financeira e facilitar auditorias internas e conferências contábeis.
• Para registrar eventual devolução de saldo não utilizado pelo viajante.

Antes de preencher, consulte a política de viagens e reembolsos da organização. Algumas instituições estabelecem limites diários para alimentação e hospedagem, exigem autorização prévia, não aceitam determinados gastos ou determinam prazos para entrega dos comprovantes. Em viagens a serviço, a regra interna deve ser observada juntamente com os procedimentos contábeis e fiscais aplicáveis.

Modelo completo de relatório de despesas de viagem

RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM

1. DADOS DO SOLICITANTE
Nome completo: [NOME COMPLETO]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
CPF: [CPF]
Matrícula, se houver: [MATRÍCULA]
Setor/departamento: [SETOR OU DEPARTAMENTO]
E-mail: [E-MAIL]
Telefone: [TELEFONE]

2. DADOS DA VIAGEM
Empresa/entidade: [NOME DA EMPRESA OU ENTIDADE]
CNPJ: [CNPJ, SE APLICÁVEL]
Destino(s): [CIDADE/ESTADO/PAÍS]
Período da viagem: de [DATA DE INÍCIO] a [DATA DE TÉRMINO]
Finalidade da viagem: [DESCREVER O MOTIVO PROFISSIONAL OU INSTITUCIONAL]
Centro de custo/projeto/contrato: [IDENTIFICAÇÃO, SE HOUVER]
Responsável pela autorização: [NOME E CARGO]

3. VALORES RECEBIDOS ANTECIPADAMENTE
Adiantamento em dinheiro: R$ [VALOR]
Diárias recebidas: R$ [VALOR]
Valor disponibilizado em cartão corporativo: R$ [VALOR]
Outros valores recebidos: R$ [VALOR]
Total recebido antecipadamente: R$ [VALOR TOTAL]

4. DEMONSTRATIVO DAS DESPESAS

Data	Categoria	Descrição/fornecedor	Comprovante nº	Forma de pagamento	Valor
[DD/MM/AAAA]	[TRANSPORTE]	[DESCRIÇÃO DA DESPESA]	[NÚMERO/ANEXO]	[DINHEIRO/CARTÃO/PIX]	R$ [VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[HOSPEDAGEM]	[DESCRIÇÃO DA DESPESA]	[NÚMERO/ANEXO]	[DINHEIRO/CARTÃO/PIX]	R$ [VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[ALIMENTAÇÃO]	[DESCRIÇÃO DA DESPESA]	[NÚMERO/ANEXO]	[DINHEIRO/CARTÃO/PIX]	R$ [VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[OUTRA CATEGORIA]	[DESCRIÇÃO DA DESPESA]	[NÚMERO/ANEXO]	[DINHEIRO/CARTÃO/PIX]	R$ [VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[OUTRA CATEGORIA]	[DESCRIÇÃO DA DESPESA]	[NÚMERO/ANEXO]	[DINHEIRO/CARTÃO/PIX]	R$ [VALOR]

5. RESUMO FINANCEIRO
Total das despesas comprovadas: R$ [VALOR TOTAL]
(-) Total recebido antecipadamente: R$ [VALOR TOTAL]
Saldo a reembolsar ao solicitante: R$ [VALOR, SE HOUVER]
Saldo a devolver à empresa/entidade: R$ [VALOR, SE HOUVER]
Forma prevista para reembolso ou devolução: [DESCREVER]

6. OBSERVAÇÕES
[INFORMAR OCORRÊNCIAS RELEVANTES, DESPESAS EXCEPCIONAIS, AUSÊNCIA JUSTIFICADA DE COMPROVANTE OU OUTRAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS.]

7. DECLARAÇÃO
Declaro que as informações e os valores apresentados neste relatório são verdadeiros e correspondem a despesas realizadas em razão da viagem descrita acima. Declaro, ainda, que os comprovantes relacionados foram anexados, quando exigidos, e que estou ciente das normas internas aplicáveis à prestação de contas e ao reembolso de despesas.

[CIDADE], [DATA].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO SOLICITANTE]
Assinatura do solicitante

________________________________________
[NOME DO GESTOR OU RESPONSÁVEL]
[CARGO]
Aprovação

USO DO FINANCEIRO/CONTABILIDADE
Conferido por: [NOME]
Data da conferência: [DATA]
Resultado: [APROVADO/APROVADO COM RESSALVAS/PENDENTE/REPROVADO]
Observações da conferência: [OBSERVAÇÕES]

Como preencher e gerar o PDF

1. Identifique o viajante e a viagem. Informe nome, função, setor, destino, período e motivo do deslocamento. A finalidade deve ser objetiva e demonstrar a relação da viagem com a atividade profissional ou institucional.
2. Registre todos os recursos antecipados. Inclua adiantamentos, diárias, valores liberados em cartão corporativo e qualquer outra quantia disponibilizada antes ou durante a viagem. Esse dado é indispensável para calcular corretamente o saldo.
3. Lance uma despesa por linha. Preencha a data efetiva, a categoria, o fornecedor ou descrição, a referência do comprovante, a forma de pagamento e o valor. Evite lançar diversos gastos diferentes em uma única linha.
4. Classifique os gastos com precisão. Use categorias como transporte, hospedagem, alimentação, combustível, pedágio, estacionamento, inscrição em evento ou material necessário. Caso a organização tenha plano de contas próprio, siga a nomenclatura adotada.
5. Numere e anexe os comprovantes. Organize os documentos na mesma ordem do relatório, por exemplo, “Anexo 1”, “Anexo 2” e assim por diante. Nota fiscal, recibo legível e comprovante eletrônico podem ser aceitos conforme a regra interna aplicável.
6. Calcule o saldo. Some as despesas comprovadas e compare o resultado com o total recebido antecipadamente. Se o gasto foi superior ao adiantamento, informe o valor a reembolsar. Se foi inferior, informe o valor a devolver.
7. Assine e encaminhe. Após revisar os dados, assine, obtenha a aprovação exigida e digitalize os comprovantes. Salve o relatório em PDF com nome claro, como “[NOME]-relatorio-despesas-[MES-ANO].pdf”.

Para reduzir divergências, guarde os originais dos comprovantes até a aprovação final, quando essa providência for exigida. Também é recomendável apresentar os valores em reais. Em despesas internacionais, registre a moeda original, a taxa de conversão utilizada e o valor final em reais, anexando o documento que comprove a cotação ou o lançamento no cartão.

Perguntas comuns

É obrigatório anexar nota fiscal a todas as despesas?

Depende da política da empresa ou entidade e da natureza do gasto. Em regra, a comprovação é a prática mais segura para justificar o reembolso e permitir a conferência financeira. Quando não houver nota fiscal, um recibo, comprovante eletrônico ou justificativa formal pode ser solicitado. Não invente comprovantes nem altere informações: inconsistências podem levar à recusa da prestação de contas.

Despesas de alimentação podem ser reembolsadas?

Podem, desde que estejam previstas nas regras aplicáveis à viagem. Algumas organizações trabalham com reembolso mediante comprovante; outras pagam diárias fixas. Verifique limites de valor, horários, localidades e despesas excluídas, como consumo de bebidas alcoólicas ou gastos de caráter pessoal, quando a política interna os vedar.

O que fazer se perdi um comprovante?

Comunique o fato imediatamente ao responsável financeiro ou gestor. Informe data, local, fornecedor, valor e motivo da ausência do documento, juntando evidências alternativas, como extrato do cartão ou comprovante de pagamento. A aceitação dependerá das normas da instituição e da avaliação do responsável.

O relatório serve para trabalhador autônomo?

Sim. Profissionais autônomos podem utilizá-lo para prestar contas a clientes, registrar gastos reembolsáveis previstos em contrato ou organizar despesas relacionadas a um projeto. Nesse caso, é importante diferenciar despesas reembolsáveis de despesas já incluídas no preço do serviço e observar o que foi pactuado entre as partes.

Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?

O prazo pode variar conforme a política interna, o tipo de operação e as exigências contábeis, fiscais ou contratuais. Como medida prudente, a organização deve manter o relatório e os comprovantes organizados pelo prazo definido por sua contabilidade ou assessoria jurídica, especialmente quando houver fiscalização, auditoria, convênio ou prestação de contas a terceiros.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às políticas de viagem, regras de reembolso, exigências contábeis e necessidades específicas da organização. Em casos que envolvam dúvidas fiscais, trabalhistas, contratuais ou prestação de contas perante órgãos públicos, procure orientação profissional qualificada.