Modelo de Prestação de Contas de Condomínio Word: Guia Completo

O modelo de prestação de contas de condomínio Word é um documento estruturado para demonstrar, de forma organizada e verificável, como os recursos financeiros do condomínio foram recebidos, utilizados e mantidos em determinado período. Em geral, ele é elaborado pelo síndico, pela administradora ou pelo setor responsável pela gestão financeira e apresentado aos condôminos, especialmente em assembleia.

Uma prestação de contas bem feita contribui para a transparência da administração, facilita a conferência de boletos, extratos e notas fiscais e reduz dúvidas sobre as despesas ordinárias, extraordinárias, inadimplência e saldo disponível. O formato Word é útil porque permite adaptar facilmente o relatório à realidade de condomínios residenciais, comerciais, mistos, horizontais ou edilícios.

Embora muitas administradoras emitam balancetes mensais automatizados, o documento abaixo funciona como um relatório completo ou como uma base para consolidar os dados antes da apresentação. Ele não substitui os comprovantes financeiros: recibos, notas fiscais, contratos, extratos bancários, comprovantes de pagamento e demonstrativos de aplicações devem permanecer arquivados e acessíveis para conferência.

Quando usar a prestação de contas de condomínio

A prestação de contas deve ser utilizada sempre que a gestão precisar demonstrar aos condôminos a movimentação financeira e patrimonial do condomínio. O Código Civil estabelece, no artigo 1.348, inciso VIII, que compete ao síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. Além disso, a convenção condominial pode prever periodicidade mensal, trimestral ou outras exigências específicas.

• Prestação anual à assembleia: para expor o resultado financeiro do exercício e buscar a aprovação das contas da gestão.
• Balancete mensal: para informar receitas, pagamentos, inadimplência e saldo de caixa de cada mês.
• Transição de síndico: quando há troca de administração, renúncia, destituição ou término de mandato.
• Solicitação dos condôminos: quando a assembleia ou os interessados, nos limites legais e convencionais, requerem esclarecimentos e documentos.
• Obras e fundos específicos: para evidenciar a arrecadação e a destinação de valores de fundo de reserva, fundo de obras ou rateios extraordinários.
• Auditoria ou revisão administrativa: para organizar a documentação solicitada por conselho fiscal, auditoria contratada ou administradora.

Para aumentar a confiabilidade, os valores do relatório devem coincidir com os extratos bancários e com os documentos de suporte. Também é recomendável separar despesas ordinárias, que decorrem da manutenção habitual do condomínio, das despesas extraordinárias, relacionadas, por exemplo, a obras estruturais ou melhorias deliberadas em assembleia.

Modelo completo de prestação de contas de condomínio

Copie o conteúdo abaixo para o Word e substitua todos os campos indicados entre colchetes. Se o documento for apresentado em assembleia, anexe os demonstrativos e comprovantes mencionados ao final.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONDOMÍNIO

Condomínio: [NOME DO CONDOMÍNIO]
CNPJ: [CNPJ DO CONDOMÍNIO]
Endereço: [RUA, NÚMERO, BAIRRO, CIDADE/UF, CEP]
Período da prestação de contas: [DATA INICIAL] a [DATA FINAL]
Responsável pela administração: [NOME DO SÍNDICO OU ADMINISTRADORA]
Mandato do síndico: [DATA DE INÍCIO] a [DATA DE TÉRMINO]

1. FINALIDADE

Esta prestação de contas tem por finalidade apresentar a movimentação financeira do CONDOMÍNIO [NOME DO CONDOMÍNIO] no período de [DATA INICIAL] a [DATA FINAL], discriminando receitas, despesas, saldos, valores em aberto e informações relevantes para apreciação dos condôminos.

2. SALDO INICIAL

Saldo em conta corrente em [DATA]: R$ [VALOR]
Saldo em aplicação financeira em [DATA]: R$ [VALOR]
Saldo em caixa, se houver, em [DATA]: R$ [VALOR]
Total do saldo inicial: R$ [VALOR]

3. RECEITAS DO PERÍODO

Taxas condominiais ordinárias recebidas: R$ [VALOR]
Rateios extraordinários recebidos: R$ [VALOR]
Recebimentos de inadimplência, multas e juros: R$ [VALOR]
Rendimentos de aplicações financeiras: R$ [VALOR]
Receitas de locação, cessão ou outras origens: R$ [VALOR]
Outras receitas: R$ [VALOR]
Total das receitas: R$ [VALOR]

4. DESPESAS ORDINÁRIAS DO PERÍODO

Folha de pagamento, salários e encargos: R$ [VALOR]
Honorários de administradora: R$ [VALOR]
Água e esgoto: R$ [VALOR]
Energia elétrica: R$ [VALOR]
Gás: R$ [VALOR]
Limpeza, conservação e materiais: R$ [VALOR]
Portaria, segurança ou monitoramento: R$ [VALOR]
Manutenção de elevadores: R$ [VALOR]
Manutenção de equipamentos e áreas comuns: R$ [VALOR]
Seguro predial: R$ [VALOR]
Serviços contábeis, jurídicos ou técnicos: R$ [VALOR]
Tarifas bancárias e tributos: R$ [VALOR]
Outras despesas ordinárias: R$ [VALOR]
Total das despesas ordinárias: R$ [VALOR]

5. DESPESAS EXTRAORDINÁRIAS E FUNDOS

Obras e reformas: R$ [VALOR]
Aquisição de equipamentos ou bens: R$ [VALOR]
Despesas pagas com fundo de reserva: R$ [VALOR]
Despesas pagas com fundo de obras: R$ [VALOR]
Outras despesas extraordinárias: R$ [VALOR]
Total das despesas extraordinárias: R$ [VALOR]

6. RESUMO FINANCEIRO

Total do saldo inicial: R$ [VALOR]
(+) Total das receitas: R$ [VALOR]
(-) Total das despesas ordinárias: R$ [VALOR]
(-) Total das despesas extraordinárias: R$ [VALOR]
(=) Saldo final apurado: R$ [VALOR]

7. COMPOSIÇÃO DO SALDO FINAL

Saldo em conta corrente em [DATA]: R$ [VALOR]
Saldo em aplicação financeira em [DATA]: R$ [VALOR]
Saldo em caixa, se houver, em [DATA]: R$ [VALOR]
Valores a compensar ou pagamentos agendados: R$ [VALOR]
Total do saldo final: R$ [VALOR]

8. INADIMPLÊNCIA

Quantidade de unidades inadimplentes: [NÚMERO]
Valor total em aberto: R$ [VALOR]
Providências adotadas para cobrança: [DESCREVER COBRANÇAS ADMINISTRATIVAS, NEGOCIAÇÕES OU MEDIDAS JUDICIAIS, SE HOUVER].

9. OBSERVAÇÕES E JUSTIFICATIVAS

[DESCREVER DESPESAS RELEVANTES, VARIAÇÕES FORA DO ORÇAMENTO, OBRAS EXECUTADAS, CONTRATOS FIRMADOS, PAGAMENTOS PENDENTES E DEMAIS ESCLARECIMENTOS NECESSÁRIOS.]

10. DOCUMENTOS QUE ACOMPANHAM ESTA PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. Extratos de conta corrente e aplicações financeiras do período;
2. Relação de receitas e pagamentos realizados;
3. Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento;
4. Contratos e orçamentos relevantes, quando aplicáveis;
5. Demonstrativo de inadimplência;
6. Atas de assembleias que autorizaram despesas extraordinárias, se houver.

Declaro que as informações acima refletem os registros financeiros e os documentos disponíveis referentes ao período indicado.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO SÍNDICO]
Síndico(a) do Condomínio [NOME DO CONDOMÍNIO]
CPF: [CPF]

________________________________________
[NOME DO CONSELHEIRO FISCAL, SE HOUVER]
Conselheiro(a) fiscal

Como preencher o modelo passo a passo

1. Identifique corretamente o condomínio. Informe nome, CNPJ, endereço, período analisado e nome do responsável. O período deve corresponder aos extratos e comprovantes que serão apresentados.
2. Defina o saldo inicial. Use o saldo efetivamente existente no primeiro dia do período, separando conta corrente, aplicações e caixa. Não misture saldos de períodos distintos.
3. Registre todas as receitas. Some as cotas condominiais recebidas, rateios, multas, juros, rendimentos e demais entradas. Caso haja inadimplência, ela não deve ser contabilizada como receita recebida; deve aparecer em campo próprio como valor em aberto.
4. Classifique as despesas com clareza. Agrupe pagamentos por natureza e descreva itens importantes. Despesas de obras, benfeitorias ou uso de fundos devem ser separadas das despesas ordinárias.
5. Confira o cálculo do saldo final. A soma do saldo inicial e das receitas, menos todas as despesas, precisa resultar no saldo final. Depois, confronte esse número com os extratos bancários.
6. Explique variações relevantes. Caso uma despesa aumente de forma expressiva, como energia, manutenção ou serviços terceirizados, inclua uma justificativa objetiva e, se possível, indique a decisão assemblear ou o contrato relacionado.
7. Organize os anexos. Numere comprovantes e mantenha-os em ordem cronológica ou por categoria. No Word, é possível inserir uma lista de anexos ao fim do documento e arquivar os arquivos digitais em pasta segura.
8. Apresente e registre a deliberação. Quando as contas forem levadas à assembleia, a ata deve registrar a apresentação, os esclarecimentos solicitados e o resultado da aprovação, rejeição ou aprovação com ressalvas.

Perguntas comuns

A prestação de contas do síndico precisa ser mensal?

O artigo 1.348, inciso VIII, do Código Civil determina a prestação anual à assembleia e também quando exigida. Contudo, é comum que a convenção, o regimento interno ou a prática administrativa do condomínio preveja a divulgação de balancetes mensais. Essa periodicidade melhora o acompanhamento e a transparência.

O conselho fiscal deve assinar o documento?

Depende do que estabelece a convenção do condomínio e da organização interna. O conselho fiscal, quando existente, pode examinar as contas e emitir parecer para a assembleia. A assinatura ou parecer não substitui a deliberação dos condôminos em assembleia, mas reforça a revisão realizada.

Quais documentos devem acompanhar a prestação de contas?

Os principais são extratos bancários, notas fiscais, recibos, comprovantes de transferências e pagamentos, contratos, folhas de pagamento, guias de tributos e demonstrativos de inadimplência. Para obras e gastos extraordinários, inclua orçamentos, contratos, medições e a ata que aprovou a despesa, quando aplicável.

É possível omitir nomes de condôminos inadimplentes?

O relatório geral pode informar a quantidade de unidades e o valor total em atraso, evitando exposição desnecessária. A forma de disponibilização de informações detalhadas deve observar a finalidade administrativa, a convenção e a proteção de dados pessoais. Em caso de dúvida, é prudente buscar orientação jurídica especializada.

A aprovação das contas encerra qualquer discussão sobre a gestão?

Não necessariamente. A aprovação em assembleia é relevante e deve constar em ata, mas não impede a apuração de irregularidades, erros materiais ou informações que não tenham sido adequadamente apresentadas. Por isso, o ideal é manter registros completos, claros e facilmente verificáveis.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à convenção do condomínio, às decisões de assembleia e às particularidades de cada caso. Para situações com conflito, auditoria, suspeita de irregularidade ou repercussões jurídicas, recomenda-se consultar advogado, contador ou administrador especializado.