Modelo de Nota Fiscal PDF: Guia e Exemplo para Preencher

O modelo de nota fiscal PDF é uma referência visual e textual para organizar os dados de uma operação de venda de produtos ou de prestação de serviços. Ele pode ser útil para conferir informações antes da emissão, montar um espelho para controle interno, enviar uma prévia comercial ao cliente ou entender quais campos costumam aparecer em um documento fiscal. Contudo, é importante fazer uma distinção essencial: um arquivo PDF preenchido manualmente, por si só, não é uma nota fiscal válida perante o Fisco.

No Brasil, a validade da nota fiscal eletrônica depende da emissão no sistema adequado e, conforme o caso, da autorização do órgão competente. A NF-e, usada em grande parte das operações com mercadorias, é autorizada pela Secretaria da Fazenda estadual (SEFAZ). A NFS-e, relativa a serviços, segue as regras do município competente e, em determinadas situações, o ambiente nacional aplicável. Depois de autorizada, a nota pode gerar um PDF de representação, como o DANFE ou documento equivalente, que acompanha a mercadoria ou é encaminhado ao tomador do serviço.

Use este conteúdo como modelo de conferência e como exemplo de estrutura. Para emitir um documento fiscal regular, utilize um emissor integrado à SEFAZ, à prefeitura ou ao sistema de gestão da sua empresa, mantenha o cadastro tributário atualizado e observe a legislação aplicável à sua atividade.

Quando usar um modelo de nota fiscal PDF

• Antes da emissão: para revisar dados do destinatário, produtos, serviços, valores e condições de pagamento.
• Como espelho interno: para arquivar uma versão de consulta da operação junto com pedido, orçamento, comprovantes e documentos de entrega.
• Para treinamento: para orientar equipe administrativa, comercial ou financeira sobre os campos normalmente exigidos.
• Como prévia comercial: para demonstrar ao cliente os itens e valores que serão faturados, desde que o documento seja claramente identificado como prévia, orçamento ou espelho sem valor fiscal.
• Após a autorização: para armazenar e encaminhar o DANFE ou a representação em PDF gerada pelo emissor oficial.

Não use um modelo preenchido como substituto do XML autorizado, do DANFE válido, da NFS-e emitida no portal municipal ou de outro documento fiscal exigido. A emissão sem observância das regras tributárias pode gerar autuações, multas e dificuldades na escrituração. Empresas devem também observar as normas do ICMS, do ISS, do IPI, do PIS e da Cofins quando forem aplicáveis, além das regras específicas de seu regime tributário, como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Modelo completo de nota fiscal PDF para conferência

Copie o exemplo abaixo para criar uma ficha de conferência ou um espelho de operação. Antes de compartilhar com terceiros, inclua a expressão “SEM VALOR FISCAL” quando o arquivo não tiver sido gerado a partir de uma nota autorizada.

ESPELHO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA – SEM VALOR FISCAL
Documento para conferência interna ou prévia comercial

IDENTIFICAÇÃO DO EMITENTE
Razão social: [RAZÃO SOCIAL DO EMITENTE]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ: [CNPJ]
Inscrição Estadual: [INSCRIÇÃO ESTADUAL OU ISENTO]
Inscrição Municipal: [INSCRIÇÃO MUNICIPAL, SE APLICÁVEL]
Endereço: [RUA/AVENIDA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO]
CEP: [CEP] – [CIDADE/UF]
Telefone: [TELEFONE]
E-mail: [E-MAIL]

DADOS DO DOCUMENTO
Tipo de operação: [VENDA DE MERCADORIA/PRESTAÇÃO DE SERVIÇO/OUTRA]
Natureza da operação: [DESCRIÇÃO DA OPERAÇÃO]
Número de controle interno: [NÚMERO]
Série: [SÉRIE, SE APLICÁVEL]
Data de emissão: [DD/MM/AAAA]
Data de saída ou prestação: [DD/MM/AAAA]
Chave de acesso: [CHAVE DE ACESSO DA NOTA AUTORIZADA, SE HOUVER]
Protocolo de autorização: [NÚMERO E DATA, SE HOUVER]

DESTINATÁRIO OU TOMADOR
Nome/Razão social: [NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL]
CPF/CNPJ: [CPF OU CNPJ]
Inscrição Estadual: [INSCRIÇÃO ESTADUAL OU ISENTO, SE APLICÁVEL]
Endereço: [RUA/AVENIDA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO]
CEP: [CEP] – [CIDADE/UF]
Telefone: [TELEFONE]
E-mail: [E-MAIL]

ITENS DA OPERAÇÃO
Item 1 – Código: [CÓDIGO] | Descrição: [DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU SERVIÇO] | NCM/LC 116: [CÓDIGO, SE APLICÁVEL] | CFOP: [CFOP, SE APLICÁVEL] | Unidade: [UNIDADE] | Quantidade: [QUANTIDADE] | Valor unitário: R$ [VALOR] | Desconto: R$ [VALOR] | Valor total: R$ [VALOR]
Item 2 – Código: [CÓDIGO] | Descrição: [DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU SERVIÇO] | NCM/LC 116: [CÓDIGO, SE APLICÁVEL] | CFOP: [CFOP, SE APLICÁVEL] | Unidade: [UNIDADE] | Quantidade: [QUANTIDADE] | Valor unitário: R$ [VALOR] | Desconto: R$ [VALOR] | Valor total: R$ [VALOR]
Item [NÚMERO] – Código: [CÓDIGO] | Descrição: [DESCRIÇÃO] | Quantidade: [QUANTIDADE] | Valor total: R$ [VALOR]

TOTAIS
Valor dos produtos/serviços: R$ [VALOR]
Frete: R$ [VALOR]
Seguro: R$ [VALOR]
Outras despesas: R$ [VALOR]
Desconto: R$ [VALOR]
Valor total da operação: R$ [VALOR]

TRIBUTOS E INFORMAÇÕES FISCAIS
Base de cálculo do ICMS: R$ [VALOR OU NÃO APLICÁVEL]
Valor do ICMS: R$ [VALOR OU NÃO APLICÁVEL]
Valor do ICMS-ST: R$ [VALOR OU NÃO APLICÁVEL]
Valor do IPI: R$ [VALOR OU NÃO APLICÁVEL]
Valor do ISS: R$ [VALOR OU NÃO APLICÁVEL]
PIS/Cofins: [INFORMAÇÃO OU NÃO APLICÁVEL]
Regime tributário do emitente: [SIMPLES NACIONAL/LUCRO PRESUMIDO/LUCRO REAL/OUTRO]
Informações complementares: [DADOS ADICIONAIS, PEDIDO, CONTRATO, RETENÇÕES, OBSERVAÇÕES E OUTRAS EXIGÊNCIAS]

TRANSPORTE E PAGAMENTO
Modalidade de frete: [POR CONTA DO EMITENTE/DESTINATÁRIO/SEM FRETE/OUTRA]
Transportadora: [NOME OU RAZÃO SOCIAL, SE APLICÁVEL]
CPF/CNPJ da transportadora: [CPF OU CNPJ, SE APLICÁVEL]
Forma de pagamento: [PIX/BOLETO/CARTÃO/TRANSFERÊNCIA/OUTRA]
Condição de pagamento: [À VISTA/PARCELADO/OUTRA]
Vencimento(s): [DATA(S) E VALOR(ES)]

AVISO: Este espelho não substitui a NF-e, a NFS-e, o XML autorizado, o DANFE ou qualquer documento fiscal emitido nos sistemas oficiais.

Como preencher passo a passo

1. Identifique corretamente o emitente. Informe a razão social exatamente como consta no CNPJ, além de endereço e inscrições estadual e municipal quando exigidas. Não confunda nome fantasia com razão social.
2. Defina a operação. Indique se a operação é venda, remessa, devolução, prestação de serviço ou outra hipótese. A natureza da operação, o CFOP e os códigos tributários devem ser escolhidos conforme a situação concreta.
3. Cadastre o cliente com atenção. Para pessoa jurídica, confira CNPJ, razão social e endereço. Para pessoa física, use o CPF quando solicitado pelo tipo de documento e pela regra local. Dados incorretos podem demandar cancelamento ou correção conforme a disciplina fiscal aplicável.
4. Descreva itens e valores de modo objetivo. Informe código interno, descrição, unidade, quantidade, preço unitário, descontos e total. Em mercadorias, códigos como NCM podem ser necessários; em serviços, podem ser exigidos códigos da lista de serviços e do município.
5. Apure os tributos no emissor fiscal. Alíquotas, bases de cálculo, retenções e benefícios fiscais variam conforme produto, serviço, local, destinatário e regime tributário. Não preencha esses campos por estimativa em um PDF; valide-os com contador ou sistema parametrizado.
6. Revise total, frete e pagamento. O valor total deve corresponder à soma dos itens, despesas e tributos que componham a operação, descontados os abatimentos. Registre a forma de pagamento e os vencimentos de forma consistente com a cobrança.
7. Emita no ambiente correto. Para NF-e, transmita os dados ao ambiente da SEFAZ por meio de emissor habilitado. Para NFS-e, acesse o sistema municipal ou a solução autorizada. Somente após a autorização gere e envie o PDF correspondente.
8. Guarde os arquivos exigidos. O XML autorizado é um documento essencial nas operações eletrônicas. Mantenha-o organizado pelo prazo previsto na legislação tributária, juntamente com o PDF de representação, comprovantes e documentos relacionados.

Perguntas comuns

Posso emitir uma nota fiscal apenas preenchendo um PDF?

Em regra, não. O PDF preenchido manualmente não recebe autorização fiscal e não substitui a nota eletrônica emitida no sistema competente. O PDF válido costuma ser a representação de um documento eletrônico previamente autorizado.

Qual é a diferença entre NF-e, NFS-e e DANFE?

A NF-e é, em geral, o documento fiscal eletrônico utilizado para circulação de mercadorias e operações sujeitas às regras estaduais. A NFS-e registra a prestação de serviços e é disciplinada pelo município competente. O DANFE é a representação auxiliar impressa ou em PDF da NF-e; ele facilita a consulta e o acompanhamento da operação, mas não substitui o arquivo XML autorizado.

MEI precisa emitir nota fiscal?

O MEI normalmente deve emitir nota quando vende ou presta serviços para pessoas jurídicas, observadas as regras da atividade e do ente competente. Para operações com pessoa física, há hipóteses de dispensa, mas o empreendedor pode emitir se necessário. As regras de NFS-e para MEI e as exigências de mercadorias devem ser verificadas no canal oficial aplicável.

Posso enviar a nota fiscal por e-mail ou WhatsApp?

Sim, é comum enviar ao cliente o PDF gerado pelo emissor, preferencialmente junto com os dados necessários para consulta. Porém, o envio do PDF não elimina a obrigação de manter o documento eletrônico autorizado e os arquivos fiscais exigidos.

O que fazer se houver erro depois da emissão?

As possibilidades dependem do tipo de nota, do prazo e da natureza do erro. Pode haver cancelamento, carta de correção eletrônica em hipóteses permitidas ou emissão de documento fiscal complementar/de devolução. Consulte a orientação do seu contador e as regras da SEFAZ ou prefeitura antes de agir.

Este modelo de nota fiscal PDF tem caráter exclusivamente informativo e de organização. Ele não substitui a emissão fiscal em sistema autorizado, a orientação de profissional de contabilidade nem a consulta à legislação e aos órgãos tributários competentes.