Modelo de Folha de Ponto Word: Baixe e Preencha

O modelo de folha de ponto Word é um documento utilizado para registrar diariamente os horários de trabalho de um empregado. Nele, são anotadas as horas de entrada, saída para intervalo, retorno do intervalo, encerramento da jornada, horas extras, faltas, atrasos e outras ocorrências que influenciam a apuração mensal do trabalho.

Embora existam sistemas eletrônicos de controle de jornada, uma folha de ponto editável no Word pode ser útil para pequenas empresas, equipes em trabalho externo, situações provisórias, registros manuais autorizados ou para a organização interna dos dados antes do lançamento em outro sistema. O ponto principal é que as marcações reflitam a jornada efetivamente cumprida, sem alterações indevidas e com a ciência do trabalhador.

No Brasil, o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que os estabelecimentos com mais de 20 empregados devem manter anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico. A norma também admite a pré-assinalação do período de repouso. Além disso, regras específicas sobre sistemas de registro eletrônico constam, entre outras normas, na Portaria MTP nº 671/2021. Por isso, este modelo deve ser adaptado à realidade da empresa, à convenção coletiva aplicável e ao método de controle adotado.

Quando usar a folha de ponto em Word

A folha de ponto em formato Word é indicada quando a empresa precisa de uma tabela simples, imprimível e fácil de personalizar para acompanhar a jornada mensal de cada profissional. Ela pode ser usada como registro manual, desde que haja preenchimento correto e assinatura, ou como formulário de apoio administrativo.

• Para controlar a jornada de empregados com horários fixos ou variáveis.
• Para registrar entradas, saídas e intervalos durante um mês específico.
• Para organizar horas extras, atrasos, faltas, folgas e compensações.
• Para montar um documento individual por empregado e por competência mensal.
• Para atividades externas em que o registro eletrônico não esteja disponível, observadas as regras aplicáveis.
• Para conferência do setor de Recursos Humanos antes do fechamento da folha de pagamento.

Não é recomendável utilizar uma planilha ou folha de ponto genérica como substituta automática de um sistema obrigatório, especialmente se a empresa utiliza Registro Eletrônico de Ponto (REP) ou possui regras coletivas que determinem procedimento próprio. Também não se deve preencher horários padronizados que não correspondam à realidade: o chamado “ponto britânico”, com horários invariáveis todos os dias, pode gerar questionamentos trabalhistas quando não representar a jornada efetiva.

Modelo completo de folha de ponto Word

Copie o conteúdo abaixo para o Word e ajuste a tabela conforme o mês, a escala e a política de jornada da empresa. O ideal é emitir uma folha individual para cada empregado.

FOLHA DE PONTO – CONTROLE MENSAL DE JORNADA

EMPREGADOR: [NOME DA EMPRESA]
CNPJ: [CNPJ]
ENDEREÇO: [ENDEREÇO COMPLETO]
SETOR/DEPARTAMENTO: [SETOR]

EMPREGADO(A): [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
MATRÍCULA: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
CARGO/FUNÇÃO: [CARGO]
COMPETÊNCIA: [MÊS/ANO]
JORNADA CONTRATUAL: [EX.: SEGUNDA A SEXTA, DAS 08H ÀS 17H, COM 1 HORA DE INTERVALO]

Data	Dia	Entrada	Saída intervalo	Retorno intervalo	Saída	Horas trabalhadas	Ocorrências
[01/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[NORMAL/HE/FALTA/ATESTADO]
[02/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[OCORRÊNCIA]
[03/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[OCORRÊNCIA]
[...]	[...]	[...]	[...]	[...]	[...]	[...]	[...]
[ÚLTIMO DIA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[OCORRÊNCIA]

RESUMO DA COMPETÊNCIA
Horas normais trabalhadas: [TOTAL DE HORAS]
Horas extras: [TOTAL DE HORAS EXTRAS]
Horas negativas/atrasos: [TOTAL DE HORAS]
Faltas justificadas: [QUANTIDADE OU DATAS]
Faltas injustificadas: [QUANTIDADE OU DATAS]
Folgas e feriados: [DATAS]
Banco de horas/compensação: [INFORMAÇÕES, SE HOUVER]

Declaro que as informações registradas nesta folha de ponto correspondem à jornada efetivamente cumprida no período indicado.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) EMPREGADO(A)]
Assinatura do(a) empregado(a)

________________________________________
[NOME DO(A) RESPONSÁVEL/EMPREGADOR]
[CARGO] – [NOME DA EMPRESA]

Como preencher a folha de ponto passo a passo

1. Identifique a empresa e o empregado. Preencha razão social ou nome empresarial, CNPJ, setor, nome completo do trabalhador, CPF, matrícula e cargo. Esses dados reduzem o risco de confusão entre folhas de diferentes pessoas ou competências.
2. Informe o período correto. No campo “Competência”, indique o mês e o ano a que se refere o controle, como [MARÇO/2025]. Se a empresa apura o ponto em período diferente do mês-calendário, deixe isso expresso no documento.
3. Descreva a jornada contratual. Informe a escala prevista no contrato ou na política interna, mas lembre-se: essa informação é apenas uma referência. Os horários anotados na tabela devem registrar o que realmente ocorreu em cada dia.
4. Registre as quatro marcações quando aplicável. Em jornadas com intervalo, anote entrada, saída para o descanso, retorno e saída final. Exemplo: entrada às 08:03, saída para intervalo às 12:01, retorno às 13:00 e saída às 17:12.
5. Calcule as horas efetivamente trabalhadas. Some os períodos de trabalho e desconte o intervalo não trabalhado. No exemplo anterior, a jornada corresponde a 8 horas e 10 minutos. Se houver regra de tolerância, banco de horas ou compensação, aplique somente o que estiver previsto na legislação, em acordo individual válido ou em instrumento coletivo.
6. Registre ocorrências com clareza. Use o campo de ocorrências para indicar falta, atraso, saída antecipada, folga, feriado, atestado, licença, trabalho remoto, hora extra ou compensação. Evite abreviações que possam gerar dúvida posteriormente.
7. Faça a conferência mensal. Antes da assinatura, o empregado e o responsável devem verificar se todas as datas estão preenchidas, se os totais estão corretos e se as justificativas foram anexadas ou entregues quando necessário.
8. Colha as assinaturas e arquive. Em controles manuais, a assinatura mensal fortalece a comprovação de que o trabalhador teve ciência do conteúdo. Guarde o documento de forma organizada, observando os prazos legais de conservação e a política de proteção de dados da empresa.

Cuidados importantes no controle de jornada

A folha de ponto deve ser individualizada. Não utilize uma única tabela para diversos empregados sem identificação clara, pois isso dificulta a conferência. Também é importante que o trabalhador tenha acesso ao registro e possa apontar divergências antes do fechamento da folha.

Horários de intervalo merecem atenção especial. A CLT prevê, em regra, intervalo intrajornada mínimo para jornadas superiores a determinadas durações, mas há particularidades conforme a jornada, a categoria profissional e as normas coletivas. A pré-assinalação do intervalo é admitida pelo artigo 74, § 2º, da CLT; ainda assim, a empresa deve respeitar o descanso efetivamente concedido.

Quando houver horas extras, indique a quantidade e a razão da extensão da jornada. A remuneração ou compensação dessas horas deve seguir o contrato, a CLT e a convenção ou acordo coletivo da categoria. O mesmo cuidado vale para banco de horas: o simples registro de saldo não substitui a necessidade de um regime de compensação regularmente instituído.

Perguntas comuns

A folha de ponto em Word tem validade?

Ela pode servir como controle manual ou documento de apoio, desde que seja preenchida com informações verdadeiras, identificada, preservada e utilizada de acordo com as regras trabalhistas aplicáveis. A adequação depende do porte da empresa, do método de controle adotado e das normas coletivas da categoria.

Quem deve assinar a folha de ponto?

É recomendável que o empregado assine ao final da competência, confirmando a conferência das marcações. A assinatura do responsável da empresa também é indicada para fins de controle interno. Em sistemas eletrônicos, a comprovação pode ocorrer por mecanismos digitais próprios.

Posso deixar os horários já preenchidos no modelo?

Você pode deixar a jornada contratual indicada no cabeçalho como referência, mas não deve preencher antecipadamente as marcações diárias como se fossem horários efetivamente realizados. O registro deve retratar a realidade de cada dia.

Como registrar falta com atestado médico?

Na coluna de ocorrências, informe “atestado médico” e a data correspondente. O documento médico deve ser encaminhado e arquivado conforme o procedimento interno da empresa, respeitando a confidencialidade das informações de saúde.

Folha de ponto substitui holerite?

Não. A folha de ponto registra a jornada. Já o holerite ou contracheque demonstra os valores pagos, descontos, adicionais e demais verbas da remuneração. Os dois documentos podem ser usados em conjunto no processo de administração de pessoal.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às condições reais de trabalho, às normas internas, à legislação vigente e às convenções ou acordos coletivos aplicáveis. Em caso de dúvida, consulte um profissional de Recursos Humanos, contador ou advogado trabalhista.