Modelo de Fluxograma: Guia Pronto para Mapear Processos

O modelo de fluxograma é uma estrutura organizada para representar, de forma visual e sequencial, as etapas de um processo. Ele demonstra onde uma atividade começa, quais tarefas devem ser executadas, quais decisões podem alterar o caminho do trabalho e qual é o resultado esperado. Por esse motivo, é uma ferramenta útil para empresas, escolas, profissionais autônomos, equipes administrativas e qualquer pessoa que precise padronizar uma rotina.

Embora o fluxograma normalmente seja transformado em um desenho com caixas, setas e símbolos, seu planejamento deve começar por escrito. Um modelo textual permite levantar informações importantes antes da criação do diagrama: objetivo do processo, responsáveis, documentos utilizados, prazos, pontos de decisão e procedimentos para exceções. Depois, o conteúdo pode ser montado em aplicativos como Word, Excel, PowerPoint, Google Docs, Google Planilhas, Canva ou ferramentas específicas de diagramas.

Ao preencher o modelo, procure descrever cada etapa com verbos de ação, como “receber”, “conferir”, “registrar”, “aprovar”, “comunicar” e “arquivar”. Evite frases longas e conceitos vagos. Um bom fluxograma deve permitir que uma pessoa que não participou da sua elaboração entenda o caminho da atividade e saiba exatamente o que fazer em cada situação.

Quando usar um modelo de fluxograma

O fluxograma é indicado sempre que houver uma sequência de tarefas, uma decisão que gere caminhos diferentes ou a necessidade de identificar responsáveis. Ele não se limita a processos empresariais: pode ser utilizado para organizar estudos, atendimento ao público, rotinas domésticas, projetos e procedimentos institucionais.

• Padronização de rotinas: para registrar como uma tarefa deve ser realizada e reduzir diferenças na execução.
• Treinamento de novos colaboradores: para explicar processos de admissão, atendimento, vendas, compras, faturamento ou suporte.
• Melhoria de processos: para localizar atrasos, retrabalho, etapas desnecessárias e falhas de comunicação.
• Definição de responsabilidades: para demonstrar qual área, cargo ou pessoa atua em cada fase.
• Controle de aprovações: para estabelecer quem analisa, aprova, devolve ou rejeita uma solicitação.
• Atividades acadêmicas: para apresentar métodos de pesquisa, etapas de projetos, algoritmos ou procedimentos laboratoriais.
• Conformidade e segurança: para documentar controles internos, tratamento de dados e procedimentos que exijam rastreabilidade.

Quando o processo envolver dados pessoais, como nome, CPF, endereço, dados de clientes ou informações de funcionários, o fluxograma também ajuda a mapear o ciclo dessas informações. Nessa hipótese, é recomendável observar os princípios e deveres aplicáveis da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), especialmente quanto à finalidade, necessidade, segurança e definição de responsáveis pelo tratamento.

Modelo completo de fluxograma

MODELO DE FLUXOGRAMA DE PROCESSO

1. IDENTIFICAÇÃO
Nome do processo: [NOME DO PROCESSO]
Setor ou área responsável: [NOME DO SETOR]
Objetivo do fluxograma: [DESCREVA O RESULTADO QUE O PROCESSO DEVE ALCANÇAR]
Elaborado por: [NOME COMPLETO E CARGO]
Data de elaboração: [DIA/MÊS/ANO]
Versão: [NÚMERO DA VERSÃO]
Data da última revisão: [DIA/MÊS/ANO]

2. INÍCIO E FIM DO PROCESSO
Evento que inicia o processo: [FATO, SOLICITAÇÃO OU PRAZO QUE DÁ INÍCIO À ROTINA]
Resultado esperado ao final: [ENTREGA, REGISTRO, APROVAÇÃO, RESPOSTA OU OUTRO RESULTADO]
Periodicidade: [DIÁRIA, SEMANAL, MENSAL, SOB DEMANDA OU OUTRA]

3. FLUXO DAS ETAPAS

Etapa	Atividade	Responsável	Documento ou sistema	Prazo	Próximo passo
1	[DESCREVA A PRIMEIRA AÇÃO]	[CARGO, SETOR OU NOME]	[DOCUMENTO, PLANILHA, E-MAIL OU SISTEMA]	[PRAZO]	[ETAPA 2 OU DECISÃO 1]
2	[DESCREVA A SEGUNDA AÇÃO]	[CARGO, SETOR OU NOME]	[DOCUMENTO, PLANILHA, E-MAIL OU SISTEMA]	[PRAZO]	[ETAPA 3 OU DECISÃO 1]
3	[DESCREVA A TERCEIRA AÇÃO]	[CARGO, SETOR OU NOME]	[DOCUMENTO, PLANILHA, E-MAIL OU SISTEMA]	[PRAZO]	[ETAPA 4 OU FIM]
4	[DESCREVA A QUARTA AÇÃO, SE HOUVER]	[CARGO, SETOR OU NOME]	[DOCUMENTO, PLANILHA, E-MAIL OU SISTEMA]	[PRAZO]	[PRÓXIMA ETAPA OU FIM]

4. PONTOS DE DECISÃO
Decisão 1: [PERGUNTA QUE DEVE SER RESPONDIDA COM SIM OU NÃO]
Se SIM: [INFORME A ETAPA OU AÇÃO SEGUINTE]
Se NÃO: [INFORME A ETAPA OU AÇÃO ALTERNATIVA]

Decisão 2: [PERGUNTA QUE DEVE SER RESPONDIDA COM SIM OU NÃO]
Se SIM: [INFORME A ETAPA OU AÇÃO SEGUINTE]
Se NÃO: [INFORME A ETAPA OU AÇÃO ALTERNATIVA]

5. EXCEÇÕES E CONTINGÊNCIAS
Situação excepcional: [DESCREVA A OCORRÊNCIA FORA DO FLUXO NORMAL]
Providência a tomar: [INFORME A AÇÃO NECESSÁRIA]
Responsável pela decisão: [NOME, CARGO OU SETOR]
Forma de registro: [SISTEMA, E-MAIL, PROTOCOLO, FORMULÁRIO OU OUTRO]

6. CONTROLES E APROVAÇÕES
Critério de conferência: [INFORME O QUE DEVE SER VERIFICADO]
Aprovador, quando aplicável: [NOME, CARGO OU SETOR]
Registro da aprovação: [ASSINATURA, E-MAIL, SISTEMA, PROTOCOLO OU OUTRO]
Local de arquivamento: [PASTA FÍSICA, NUVEM, SISTEMA OU OUTRO]

7. LEGENDA SUGERIDA PARA O DIAGRAMA VISUAL
[OVAL] = início ou fim do processo.
[RETÂNGULO] = atividade ou tarefa a executar.
[LOSANGO] = decisão ou pergunta com alternativas.
[SETA] = direção do fluxo.
[DOCUMENTO] = formulário, comprovante, relatório ou arquivo utilizado.
[CÍRCULO] = conexão com outra parte do fluxograma.

Como preencher o modelo passo a passo

1. Defina o processo: escolha uma rotina específica. Em vez de escrever apenas “vendas”, prefira “processo de aprovação de proposta comercial” ou “processo de emissão de nota fiscal”. Quanto mais definido for o escopo, mais fácil será elaborar o fluxo.
2. Determine o início e o fim: identifique o acontecimento que dispara a atividade e a entrega que encerra o procedimento. Por exemplo, o processo pode iniciar com o recebimento de um pedido e terminar com a confirmação enviada ao cliente.
3. Converse com quem executa a rotina: o fluxograma deve refletir a prática real, e não somente o procedimento ideal. Ouça os responsáveis por cada etapa para descobrir atividades paralelas, aprovações informais e situações que causam atraso.
4. Liste as ações na ordem correta: registre uma ação por linha. Use frases objetivas, como “Conferir documentos recebidos” e “Registrar solicitação no sistema”. Se uma tarefa for grande, considere separá-la em etapas menores.
5. Inclua responsáveis e recursos: informe o cargo, setor ou pessoa responsável, além dos documentos e sistemas necessários. Isso facilita a continuidade do processo em férias, afastamentos ou mudanças na equipe.
6. Identifique decisões: decisões devem ser formuladas como perguntas claras, de preferência com respostas “sim” ou “não”. Exemplo: “A documentação está completa?”. Cada resposta precisa apontar para uma ação determinada.
7. Registre exceções: nenhum processo é totalmente linear. Informe como agir quando faltar documento, houver prazo vencido, erro no cadastro, indisponibilidade de sistema ou necessidade de autorização extraordinária.
8. Transforme o texto em diagrama: com as informações preenchidas, desenhe o fluxograma usando os símbolos da legenda. Posicione o início no topo ou à esquerda e mantenha as setas em uma direção predominante, evitando cruzamentos desnecessários.
9. Valide e revise: apresente a versão final aos envolvidos. Faça um teste: peça a alguém que siga o fluxograma sem explicações adicionais. Se houver dúvidas, ajuste o texto, as decisões ou a ordem das setas.

Boas práticas para um fluxograma eficiente

Um fluxograma útil não é necessariamente o mais detalhado. O nível de profundidade deve ser compatível com o objetivo. Para treinamento operacional, pode ser necessário mostrar cada conferência. Para apresentação gerencial, um fluxo mais resumido costuma ser suficiente. Caso o procedimento seja muito extenso, divida-o em subprocessos conectados, como “recebimento”, “análise”, “aprovação” e “arquivamento”.

Também é importante adotar um padrão de revisão. Indique a versão, a data e o responsável pela atualização. Sempre que houver mudança de sistema, regra interna, prazo ou responsável, revise o documento para evitar que a equipe siga orientações antigas. Em processos sujeitos a auditoria ou exigências regulatórias, mantenha o histórico de alterações e a evidência de aprovação das versões.

Perguntas comuns

Qual é a diferença entre fluxograma e procedimento operacional?

O fluxograma apresenta visualmente a sequência e as decisões de um processo. Já o procedimento operacional costuma trazer instruções mais detalhadas, critérios, normas, responsabilidades e orientações de execução. Os dois documentos podem ser usados em conjunto: o fluxograma mostra o caminho geral, enquanto o procedimento explica como realizar cada atividade.

Quais símbolos devo usar no fluxograma?

Os símbolos mais comuns são o oval para início e fim, o retângulo para atividades, o losango para decisões e as setas para indicar a direção do fluxo. A padronização é mais importante do que a quantidade de símbolos. Se a equipe não conhecer uma forma específica, inclua uma legenda clara.

Posso fazer um fluxograma no Word ou no Excel?

Sim. O Word, o Excel e o PowerPoint possuem recursos de formas e conectores que permitem criar fluxogramas simples. Para processos maiores e colaborativos, ferramentas especializadas podem facilitar a edição, o controle de versões e o compartilhamento. O conteúdo deste modelo pode ser preenchido primeiro e convertido em diagrama depois.

Quem deve aprovar o fluxograma?

A aprovação deve ser feita, em regra, pelo gestor da área responsável pelo processo e, quando necessário, por áreas que participam do fluxo, como financeiro, jurídico, recursos humanos, tecnologia ou qualidade. A empresa pode definir em norma interna quem possui competência para validar cada tipo de procedimento.

Com que frequência o fluxograma deve ser atualizado?

Atualize o fluxograma sempre que o processo mudar. Além disso, é recomendável fazer uma revisão periódica, por exemplo, anual ou semestral, conforme a relevância da rotina. Processos que envolvem dados pessoais, obrigações legais, pagamentos ou segurança devem receber atenção reforçada.

Este modelo de fluxograma tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade do processo, às normas internas e às exigências legais aplicáveis à sua atividade. Em situações que envolvam obrigações regulatórias, dados pessoais, riscos trabalhistas ou efeitos jurídicos relevantes, recomenda-se a orientação de profissional qualificado.